O que é um arquivo?
Um arquivo é composto por documentos únicos produzidos e recebidos por um indivíduo, família, empresa ou organismo público no exercício das suas atividades. A produção dos documentos responde a necessidades administrativas e legais tendo, por isso, valor probatório. Com o passar do tempo, alguns documentos perdem o valor administrativo e probatório, podendo ser eliminados, mas outros são considerados de conservação definitiva, assumindo o valor histórico e cultural.
O que é um arquivista?
Muitas vezes o arquivista é associado a alguém que trabalha num local tenebroso, repleto de papéis velhos e com pó, sendo um guardador de papéis ou uma espécie de bibliotecário.
Tratando-se de uma profissão que remonta ao quarto milénio antes de Cristo, coincidindo com o início da escrita, tem sofrido naturais alterações ao longo dos séculos e atualmente já não se limita a ser uma profissão de letrados, com conhecimentos em história, paleografia e diplomática que, com os seus estudos, muito ajudaram – e ajudam – no processo de construção da memória.
Apesar das tarefas do arquivista dependerem do tamanho e da complexidade da instituição, o seu trabalho deverá ser sempre em prol da satisfação das necessidades informativas dos serviços internos e também das dos cidadãos, salvaguardando os direitos e deveres das pessoas e tornando possível a investigação e a difusão cultural.
Atualmente, o arquivista municipal deverá estar presente durante todo o ciclo integral dos documentos – desde o momento de entrada na instituição até à sua destruição ou conservação permanente -, tanto quando são suporte da gestão e das decisões, como quando são objeto de interesse prioritário para a investigação e a difusão cultural. Para isso, deverá conhecer bem o trabalho burocrático da organização e formar, orientar e resolver as necessidades das unidades administrativas; deverá melhorar e racionalizar a produção de documentos; ter um bom perfil tecnológico, uma vez que a gestão da informação/conhecimento continua a ser da sua competência, independentemente do seu suporte (papel ou digital); ter a capacidade de trabalhar em grupo; e assegurar a existência de mecanismos adequados à classificação, indexação, avaliação, seleção, conservação e recuperação da informação/ conhecimento.
Em suma, compete ao arquivista assegurar que a instituição está organizada, de forma a desenvolver as suas funções com rapidez, eficiência, eficácia e economia.
Como posso verificar se o Arquivo possui documentação que pretendo pesquisar?
Através da pesquisa no catálogo disponível em linha. No entanto, uma vez que a documentação existente no arquivo ainda não está toda informatizada e descrita, poderá contatar-nos através do e-mail arquivo@cm-tvedras.pt ou pelo telefone 261 320 736.
Onde posso consultar os documentos do Arquivo?
Os documentos podem ser consultados na sala de leitura do Arquivo, não necessitando de efetuar o pedido antecipadamente.
Posso obter reproduções de documentos?
Sim, pode solicitar fotocópias, fotografias ou digitalizações, desde que os documentos estejam em bom estado de conservação e que sobre eles não recaia qualquer restrição legal de acesso.
Posso solicitar ao Arquivo pesquisas de informação?
Sim, pode solicitar pesquisas específicas nos documentos de arquivo, caso não encontre a informação que necessita no inventário. Para tal, poderá contatar-nos através do e-mail arquivo@cm-tvedras.pt ou pelo telefone 261 320 736.
Posso fotografar documentos?
Sim, seguindo as disposições da Lei n.º 31/2019, de 3 de maio, que regula a utilização de dispositivos digitais de uso pessoal e permite a fotografia digital nas bibliotecas e arquivos públicos.
Como posso esclarecer uma dúvida que não esteja contemplada nas questões frequentes?
Contacte a equipa do Arquivo Municipal pelo e-mail arquivo@cm-tvedras.pt ou pelo telefone 261 320 736. Se preferir, poderá dirigir-se presencialmente ao espaço do Arquivo.